In den Dokumentdatensätzen einer PROXESS Archivdatenbank werden zum einen inhaltliche Informationen über das archivierte Dokument (Inhalte der Dokumentfelder) als auch Verwaltungsinformationen des archivierten Dokuments wie Lebensdauer, Aufbewahrungsfrist und Speichermedium eingetragen. Möchte man diese Informationen besonders schützen, so empfiehlt sich die Aktivierung einer Datenbank als Hochsicherheitsdatenbank.
Durch die Aktivierung als Hochsicherheitsdatenbank werden die Dokumentdatensätze dieser PROXESS Archivdatenbank in der zugrundeliegenden SQL-Datenbank signiert. Manipulative Eingriffe von außen, also über die SQL-Ebene können so durch das PROXESS-System erkannt werden und dem Benutzer angezeigt werden.
Beispiel: Wird ein Dokument via SQL-Befehl einem anderen Dokumenttyp zugeordnet, so wird die Anzeige und Bearbeitung des betroffenen Dokuments mit einem Warnhinweis gesperrt. Nur ein Supervisor kann diese Sperrung wieder aufheben.
Die korrespondierenden Einträge in der Volltextdatenbank werden ebenfalls durch Verschlüsselung vor unberechtigten Zugriffen geschützt.
Bevor Sie eine Datenbank als Hochsicherheitsdatenbank aktivieren können, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:
Die Datenbanksignierung muss bereits initialisiert worden sein (siehe Datenbanksignierung).
Die gewünschte Datenbank muss als Hochsicherheitsdatenbank in der aktiven PROXESS-Lizenzdatei eingetragen sein.
Dieser Eintrag kann nur durch den Hersteller (PROXESS) erfolgen. Wenden Sie sich im Bedarfsfall an Ihren Vertriebspartner oder direkt an die PROXESS GmbH.
Die Aktivierung einer Datenbank als Hochsicherheitsdatenbank ist ein einmaliger Vorgang und kann nicht rückgängig gemacht werden. Führen Sie die Aktivierung zu einem Zeitpunkt durch, zu dem bereits mit dem System gearbeitet wurde und bereits Dokumente in dieser Datenbank gespeichert wurden, werden diese nachträglich signiert. Je nach der Anzahl bestehender Dokumente kann diese nachträgliche Signierung längere Zeit in Anspruch nehmen. Sie erhalten vor dem Start der Signierung einen Hinweis über die Anzahl der bestehenden Dokumente.
Verbinden Sie sich als Supervisor mit Smartcard mit dem eingetragenen "PROXESS Administrator".
Markieren Sie die Datenbank, die Sie als Hochsicherheitsdatenbank aktivieren möchten. Sie müssen dabei nicht mit der Datenbank verbunden sein.
Wählen Sie im Menü "Aktion" (alternativ über das Kontextmenü) die Funktion "Hochsicherheitsdatenbank aktivieren".
Abb.: Aktivierung der Datenbank "Personal" als Hochsicherheitsdatenbank
Es erscheint eine Meldung, wieviele Dokumente in dieser Datenbank nachsigniert werden müssen. Da gelöschte Dokumente in PROXESS nicht endgültig gelöscht werden, werden auch diese Datensätze nachsigniert und mitgezählt.
Starten Sie den Vorgang mit dem Befehl Ja.
Haben Sie eine Datenbank erfolgreich als Hochsicherheitsdatenbank aktiviert, so wird der Menüpunkt "Hochsicherheitsdatenbank aktivieren" deaktiviert. Der Sicherheitstypus der Datenbank erhält den Status "Hoch".